仕事の忙しさを減らすヒント

新年あけましておめでとうございます。

千葉県袖ケ浦市は、快晴で穏やかなお正月です。

私は今年も経営コンサルティング、コーチング、運命学講座などなど、さらに充実した一年を予定しております。

そして、新たな挑戦も企画中です。今、おせち料理を楽しみながも、着々と構想を練っているところです。

形が見えてきたらまたお知らせいたしますので、どうぞお楽しみに。

さて、経営コンサルティングの現場でここ数年、特によく聞くのは、「仕事が忙しくて大変」という言葉です。

インターネットが普及し、情報や物をすぐに手に入れることができるようになったことが実は業務の忙しさにつながっているようです。

簡単、快適、迅速、便利を目指して文明が発達したのに、そのことでかえって忙しくなっていくという皮肉な結果になっているようです。

今、「働き方改革」という掛け声のもと、企業は社員の勤務時間を減らすように努力していますが、いくら勤務時間を減らしても、仕事の量が減らなければ、社員のストレスはたまる一方ですね。

忙しいからと言って、簡単に増員することもできません。働き方改革の本質は、いかに一人ひとりの生産性を上げるかということになりますね。

そこで今日は、仕事の忙しさを減らすためのヒントについてお伝えいたします。

まず、東洋自然観の考え方をしてみましょう。

つまり、どうやって業務をスムーズに進めることができるのかと考えるのではなく、

本来、業務や仕事というものは、スムーズに進むことが自然の状態だと考えてみるのです。

なぜなら、仕事をする人は、誰もが、スムーズに効率よく仕事を片付けて、早く終わらせたいという気持ちで取り組むのが自然だからです。

だとすると、その自然の状態（スムーズに進む状態）になることをとどめているもの、制限しているものを外せばいいということになります。

そのためのコツ、３つのステップを紹介します。

（１）目指すことを明確にする

業務の目的が明確でなければ、何をすべきなのかはわかりません。目的が明確になれば、今やっていることは、その目的に対して本当に必要なことなのか、精査することができます。また、最終的にどのような状態であるべきか、具体的でなければ、そこまでの道筋も見えてきません。だから、まず、質問しましょう。

「なんのために、最終的に、どこへたどり着きたいのか？」

ここでは、説明のために、《見込み顧客A社への正式提案に先立ち、先方の要望の方向性を探るため、木曜の午後２時までに、１５ページの調査レポートの草稿を作成し、A社にメールで送る》というゴールを設定します。

（２）ボトルネックを解消する

次に、業務にとりかかる前に、立ち止まって考えてみます。

「この仕事をやり遂げるうえで、邪魔になるものは何か？」

仕事の完成を邪魔するものがあれば、すべて書き出していきます。例えば、まだ情報が足りないとか、疲れているとか、パソコンの調子が悪いとか、そういったものです。このとき、例えば、完璧にしないと氣がすまない性格だとかも書き出してください。

リストができたら、優先順位をつけます。「これを取り除けば、他の問題は解決する、あるいは大した問題ではなくなるというような、最大の障害（ボトルネック）は何か？」と考えることです。

ボトルネックを特定するうえで注意したいことは、一見生産的に見えたり、前向きな行動に見えたりすることが、大きな邪魔になる場合もあるということです。例えば、この場合、原稿を完璧に仕上げようとすることや、事前に社員全員で共有してコンセンサスを得ようという行動は、今回の仕事のゴールにとっては邪魔になります。今回は、相手の意向を確認するための草稿でよいので、美しい完成版は必要ないからです。

目標達成を邪魔する要因はいくつも挙げられるはずですが、最優先で解決すべきことは一つだけです。手当たり次第にいろいろ手をつけていったところで、肝心のボトルネックが残っていたら、スムーズに進むことはありません。一つ一つの行動や要素を冷静に検証し、どこが本当の問題なのかを見定めていきましょう。

ここでのポイントは、「手を動かすことに時間をかけるのではなく、本質の問題を見つけることに時間をかける」ということです。

（３）邪魔なものを取り除く

仮に、ここでのボトルネックが、「完璧にしないと氣がすまない性格」であったとします。どんなレポートも、改善点を探せば、きりがないほど時間がかかります。目標は、「草稿」を送ることです。ですから、ボトルネックを取り除くために、「完璧じゃなければだめだ」という思い込みを捨てて、「完璧よりもスピードが重要」と考えるようにします。最大の障害を取り除いておけば、他のすべてがスムーズに動き始めていきます。

ボトルネックを取り除くときは、思い切って、完全に取り除いてください。ボトルネックを解消するために全力を注ぐということです。ほかの要因は後回しにします。小さなボトルネックを取り払うと大きな成果につながります。山の頂上にある石を動かすのと同じで、最初の一押しを頑張れば、あとは自然にすべてが回り出していくのです。